Organizando mi archivo

Cuaderno de bitácora: fecha estelar 22020.9, en el día 49 del #QuedateEnCasa, acercándonos a la #NuevaNormalidad, sea lo que sea eso.

En estos tiempos de encierro me estoy enfrentando a la ardua tarea de organizar mi archivo, tanto digital como físico, y siempre ha sorprendido la poca atención que el libro de David Allen le dedica a este tema del archivo, algo que si falla ha,

El proyecto, que llevaba tiempo en mi incubadora, surge de una remodelación de mi ordenador en la que mi disco de datos quedó limpio, lo que unido a las obras realizadas en casa, y las carpetas traídas de casa de mi padre me ha obligado a mover un montón de papeles y ponerlos en su sitio, así que decidí que era el momento.

Cómo persona altamente desorganizada que soy hace tiempo que descubrí que necesito aprender hábitos para evitar el caos y, cómo lector compulsivo, he dedicado mucho tiempo a leer sobre organización de archivos, en eso he estado mucho tiempo pero la verdad es que hasta ahora no me había atrevido a hincarle el diente.

Mi primer recuerdo de lecturas al respecto se remonta a mi lectura de «Lifehacker: The Guide to Working Smarter, Faster, and Better» un libro que siempre tengo presente, ya que a pesar de que desde el punto de vista tecnológico, se le notan los años, me abrió las puertas de este mundo de la efectividad y de vez en cuando acudo a él, ya que muchos de sus principios siguen siendo válidos.

Pero con respecto a la organización de archivo no conozco nada sobre criterios básicos mejor que esta entrada de José Miguel Bolívar «Entendiendo la diferencia entre orden y organización», que me puso sobre la pista del buen camino y me recordó al que considero uno de sus básicos «Organizarse con GTD: El significado lo define todo«.

Así que os cuento …

Los signos de la desorganización

No es difícil saber de donde partimos y casi todos habremos vivido en algun momento una de estas situaciones:

  • El escritorio el ordenador presenta un maremágnum de carpetas, accesos directos que hacen difícil ver el fondo.
  • Nuestra carpeta de “Documentos” tiene cientos de carpetas y archivos, incluidos MP3 y miles de fotos.
  • Cada vez que recurrimos al buscador encontramos diferentes copias de un documento en diversos sitios, o no encontramos lo que buscamos.
  • Para encontrar las cosas tenemos que consultar en demasiados sitios y dedicar mucho tiempo.
  • Guardas todos tus documentos de Word en una carpeta y los Excel en otra, etc.
  • Tienes que consultar demasiados índices para encontrar las cosas.

Pues bien, en esas he vivido mucho tiempo y estaba un poco cansado de ello, así que ha tocado remangarse y ponerse manos a la obra siguiendo estos pasos.

Los criterios de partida

Lógicamente lo primero ha sido definir a dónde quiero llegar para poder trazar un camino adecuado y a dónde quiero llegar se resume en estos sencillos puntos:

  • Tirar sin misericordia, para lo que haber aprendido a aclarar me está ayudando mucho.
  • Reducir el número de carpetas al mínimo posible, pero suficiente, y no extender más allá de tres niveles la profundidad.
  • Los elementos multimedia, (imágenes, sonido y vídeos) organizarlos en sus carpetas específicas.
  • Organizar por áreas de atención.
  • Nunca duplicar un fichero, si lo necesito en más de un sitio, por ejemplo un elemento de archivo que necesite como referencia para un proyecto, utilizar enlaces al original.
  • La misma estructura la replicaré en los dos ordenadores y en la nube.

La organización de las carpetas

Todos los sistemas tienen una estructura predefinida que me ha parecido conveniente utilizar, en este sentido este será el uso que dé a las carpetas del sistema:

Carpetas en el ordenador
  • Descargas: es una bandeja de entrada, debe terminar el día vacía.
  • Escritorio: es la carpeta para almacenar las referencias de los proyectos, contendrá una carpeta por proyecto en curso. Es importante tener claro que en GNU/Linux es fácil ocultar los elementos de escritorio, por lo que en mi escritorio no aparece nada a pesar del uso dado a la carpeta.
  • Configuraciones: es una carpeta especial en la que almacenaré los diferentes ficheros de configuración que crea el sistema, para ello me valdré de paquete rcm al que tendré que dedicar alguna entrada en breve.
  • Documentos: será la carpeta de archivo y como he dicho tendrá una base en áreas de responsabilidad
  • Música, Imágenes y Vídeos: carpetas para el almacenamiento de contenido multimedia, al que habrá que dedicar un apartado especial en su momento.
  • Biblioteca: una carpeta especial que creo para almacenar ordenadamente artículos y libros.

El nombre de los ficheros

Aparte de una buena estructura de carpetas mantener una coherencia en la nomenclatura de los ficheros es algo fundamental para conseguir el objetivo por lo que he definido una estructura básica que es la siguiente:

[fecha-]nombre_archivo[-persona][.version]

  • [fecha-] solo la uso ocasionalmente en documentos como facturas, recibos y demás, va siempre en formato aaaammdd.
  • nombre_archivo el elemento imprescindible, siempre en minúsculas, sin artículos, conjunciones ni preposiciones y sustituyendo los espacios por guiones bajos.
  • [-persona] si procede asociarlo a un autor, familiar o alguien en concreto.
  • [.version] indicador de versión en formato nn.n si es que lo necesito.

El proceso

El proceso se está desarrollando en dos fases; teórica que básicamente ha consistido en una planificación natural del proyecto y que por el momento doy por terminada con esta entrada.

La fase real, aún en curso que básicamente se puede sintetizar en:

  • Recopilar, en la que he ido agrupando papeles, discos duros, y demás materiales.
  • Agrupar, fase en la que estoy organizando por áreas de responsabilidad toda la información.
  • Aclarar, consiste en aplicar, a rajatabla, el proceso de aclarado a cada elemento, si es digital queda ubicado en su sitio, si es físico en una carpeta.

Los hábitos

Para mantener todo esto en marcha he tenido que incluir en mis rutinas algunos recordatorios importantes que me ayuden a no perder lo que voy consiguiendo, a saber:

  • Revisar y limpiar. Un poco de tiempo diario y la revisión semanal deben permitirme mantener todo al día, aunque en estos momentos le dedico más tiempo hasta que termine el proceso.
  • Copias de seguridad. Como no soy muy partidario de la nube, establecer un procedimiento diario/semanal de copias de seguridad es clave para lo que me serviré de rsync.
  • Esto ya lo cité pero me cuesta y lo remarco «la carpeta de descargas es una bandeja de entrada y debe seguir sus reglas, cuando se toca un archivo se procesa y no vuelve a ella, debe mantenerse vacía.
  • No cambiar los criterios de forma brusca, sino irlos ajustando al flujo de trabajo de forma coherente y paulatina para no crear desorden.

Así que ya sabes, esta es mi idea, pero comenta la tuya, si quieres organizar tu archivo usa todas estas referencias, y si tienes más cuéntanoslas, y diseña tu plan.


Referencias

Aparte de los citados estas han sido algunas de las referencias utilizadas:

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