Haz que funcione (I): Introducción

Photo by Fran Jacquier on Unsplash

En el año 2008 David Allen publica «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life» conocido en español cómo «Haz que funcione. Una hoja de ruta hacia el éxito a través de la eficacia y la organización personal».

Ya en el título aparece remarcado el enfoque del sistema: «la reducción del estrés». Es decir se centra en el concepto de efectividad de las últimas décadas del siglo pasado.

Dado el interés que el tema tiene y que este era el menos repasado de los libros de Allen que tengo he decidido dedicarle el año.

Lo que vaya descubriendo os iré hablando según avance con él.

El fenómeno GTD

En el año 2001, David Allen publica «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity», traducido al español cómo «Organízate con Eficacia. El arte de la productividad sin estrés».

El libro se ha convertido en un fenómeno que ha revolucionado el mundo de la productividad. Su publicación ha sido crucial en el crecimiento exponencial del interés por este mundo y ha dado pie al nacimiento del fenómeno GTD.

GTD, el acrónimo por el que se conoce el sistema, es un reclamo continuo entre los gurús y comerciales de libros y Web. Sin embargo muchas veces los principios que se presentan tienen poco que ver con el sistema original.

No hay que olvidar que, en el momento de su publicación, el enfoque productivo aún presentaba rasgos de la era industrial. Como consecuencia se centraba en hacer hincapié en la demanda de más resultados en un entorno que se empezaba a revelar cada vez más cambiante.

El enfoque del libro

Este nuevo libro no supone nuevas aportaciones al sistema GTD. Es, más bien, una revisión de los principios en que su funcionamiento se basa, teniendo en cuenta los avances de la neurociencia. Además trata de dar algunas respuestas y orientaciones atendiendo a la demanda generada.

Estos avances y las diversas crisis por las que hemos atravesado han transformado el mundo de la productividad. Esta se entiende, cada vez más, cómo una habilidad necesaria de cada individuo para manejarse en el mundo del conocimiento.

El objetivo del libro no es revisar el sistema, algo que David Allen hizo en 2015 al publicar la edición revisada del original

Este se centra en analizar los principios que están en la base de su funcionamiento y tratar de dar unas instrucciones más detalladas para su puesta en marcha.

La estructura del libro

El libro se divide en tres partes claras.

  • Los primeros cuatro capítulos analizan el fenómeno GTD, los procesos que lo sostienen y la importancia de la gestión personal eficiente.
  • Los capítulos del quinto al décimo se ocupan de los pasos del sistema que nos llevan a tomar el control de nuestros compromisos, es decir los dos primeros niveles de la perspectiva.
  • Por último, los capítulos 11 al 18 analizan los niveles superiores, es decir aquellos que nos permiten obtener la perspectiva necesaria para orientar nuestras acciones.
  • Cómo añadido final y para hacer hincapié en su orientación eminentemente práctica incluye una serie de apéndices con información fundamental para los procesos más importantes.

Que persigue GTD

Según David Allen el éxito sería:

Llevar una vida eficaz es necesario hacer que ocurran las cosas que nos aporten las experiencias y resultados que necesitamos.

David Allen

El trabajo y la vida son nuestro negocio. Ambos nos ocupan y si no los manejamos de manera adecuada siempre nos quedarán asuntos sin resolver que distraeran nuestra mente.

Por eso debemos aplicar hábitos y técnicas «profesionales» a nuestros asuntos personales. Del mismo modo debemos poner en la vida laboral el enfoque y la visión que aplicamos a nuestra vida personal.

Con esa definición del éxito es necesario entender que nuestro cerebro debe centrarse en reflexionar sobre lo que nos rodea.

Es necesario utilizar adecuadamente los dos modos cerebrales, evitando las respuestas reactivas, para lo que debemos descargarlo de las funciones que no le son propias. Es decir, ser efectivos en nuestro día a día, para obtener el éxito, implica que debemos conseguir dos cosas:

  • Tomar decisiones acertadas.
  • Ejecutarlas de forma adecuada.

Para lograrlo es necesario que confiemos en nuestras respuestas, que nuestra mente este tranquila. Así, esta, podrá realizar su labor principal, que no es otra que la de analizar los problemas y encontrar soluciones.

Estas funciones cerebrales están perfectamente descritas en este artículo.

La literatura actual, así cómo la Web, está llena de recetas que prometen el Santo Grial de la efectividad. Muchas de ellas son simples recetas parciales, mantras sin sustancia, o remix, cuando no malas copias, de diferentes ideas.

Los hábitos cómo fundamento

Es necesario comprender que mejorar no es una cuestión numérica, no es, exclusivamente, la superación de distintas metas, sino que implica la adopción de hábitos sencillos.

Estos hábitos, a modo de lego, construyen nuestra vida y nos hacen crecer, siendo aplicables a cualquier aspecto de nuestras responsabilidades. Esta visión holística es el cambio más sustancial que se ha producido en el mundo de la efectividad en los últimos años.

GTD como flujo de trabajo

GTD lo que plantea es un flujo de trabajo que abarca todos los aspectos de nuestra vida. Por eso insiste en no separar lo personal de lo profesional. Somos un ente único que debemos encontrar el equilibrio en todas las facetas.

Al ser un flujo de trabajo completo nos permite una visión general de lo que nos ocupa y nos ayuda a enfocar cualquier cosa del modo correcto.

En este sentido GTD aporta tranquilidad al permitir enfrentar con seguridad las sorpresas, puesto que contamos con un punto de apyo firme en nuestro sistema.

Los cinco pasos del GTD es el método más eficaz para mantener un inventario claro de nuestros compromisos y conseguir el control de nuestro entorno. Con ellos obtenemos un mapa básico de los resultados y acciones a manejar.

Los seis niveles de su perspectiva garantizan qué podemos establecer las prioridades adecuadas a la hora de afrontar dichos compromisos.

Aplicarlo de la forma más estricta posible consigue darnos un contexto más amplio y consistente y nos ayuda a interiorizar los hábitos y técnicas básicos, las piezas del lego.

A partir de ahí podemos controlar el estrés inherente a los multiples compromisos y cambios de la vida actual.

Por supuesto que será muy fácil recaer en malos hábitos y en distracciones. Sin embargo hasta levantarse de esas caídas, se acabará convirtiendo en un hábito que nos ayudará a mantener el control.

Es necesario entender que, parafraseando a Shrek, GTD es como las cebollas, está compuesto de capas en las que hay que ir profundizando. Hay una gran brecha entre entender, o conocer superficialmente el método, y llegar a dominarlo.

Se obtienen, soy testigo de ello, grandes beneficios solamente con aplicar parte de sus criterios. Pero no basta con eso porque así no se produce la construcción de hábitos de que antes hablaba. Sin ella no se puede avanzar y crecer en la dirección correcta.

En resumen, el libro original, es un manual básico. Haz que Funcione explica los principios en los que se basa y es una guía más detallada de su funcionamiento. Su idea es permitir aplicar esos principios de forma simple y consistente.

Continuará …

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