Gestión del Conocimiento Personal

Mapa de nuestro lio de ideas
Original de Edwin Stoop (User:Marillion!!62) – CC BY-SA 4.0

Cuando empecé a interesarme en que es la Gestión del Conocimiento Personal – PKM en Inglés -, algo que os contaba en el artículo Construyendo tu segundo cerebro con Emacs y org-mode no era consciente de donde me iba a llevar esto.

Ahora veo que las ideas almacenadas acaban por emerger cuando son necesarias y ese es uno de los efectos que me esta aportando GTD (ver Un año con GTD: aclarado mejorado).

En estos últimos tiempos la organización de mi archivo (ver Organizando mi archivo) y la toma de notas (ver Markdown una forma ágil de escribir) empezaban a aflorar cómo necesidades para una mejor escritura y elaboración de proyectos.

Cómo explica perfectamente José Miguel Bolívar en Por qué GTD no es un archivo y GTD: El Mapa de Ruta para la Vida y el Trabajo este sistema cubre una función básica para guiarnos en nuestros compromisos, pero todo viaje necesita un equipaje, nuestra Base de Conocimientos Personal – PKB según sus siglas en inglés -, y necesitamos saber donde están las cosas es decir una Gestión del Conocimiento Personal.

Veamos de que va todo esto …

La gestión del conocimiento personal ¿por qué es importante?

En la época que vivimos, el trabajo del conocimiento se basa fundamentalmente en la elaboración y puesta en marcha de ideas, algo que implica diversas habilidades, como escribir, enseñar, hacer presentaciones, publicar , cómo se dice enel artículo anterior:

Trabajo es todo lo que quieres hacer que aún no está hecho.

José Miguel Bolívar

Al final se trata de hacer funcionar «nuestras» ideas para darlas un uso práctico, sea ganarnos la vida, entretenernos, o lo que se nos quiera ocurrir.

Si nos damos cuenta, es lo que por ejemplo han hecho David Allen, Stephen Covey y otros, que seguro se os ocurren, es decir desarrollar una idea a partir del conocimiento adquirido.

La pregunta entonces es:

¿Tengo suficientes conocimientos para generar ideas?

Con los años he descubierto que el problema no es tanto la cantidad de conocimiento que tenemos, sino como usamos esos conocimientos para enfrentarnos a lo que tenemos que hacer en cada momento.

Sin embargo la falta de organización y de consistencia en la forma de gestionar esas ideas es lo que marca la diferencia (ver Cómo hacer accionable el trabajo del conocimiento).

De alguna forma los conocimientos y las ideas están ahí, pero cuesta darles forma, y cuando los conviertes en algo entendible al, por ejemplo, escribir sobre ello salen a la luz, puedes organizar la mente, y ver con más claridad el camino.

La dificultad surge porque para llevar a cabo este proceso, más si se quiere aportar algo y hacerlo de forma continuada, es necesario «material» es decir, conocimientos e ideas previas para construir nuestro pensamiento.

El peligro de la escritura «industrializada»

Antes de seguir, quiero hacer una pequeña salvedad.

Obviamente, ese material nace de nuestra experiencia vital y nuestras fuentes de información, entre las que la lectura es básica.

Sin embargo hoy en día es fácil caer en el error contrario, es decir no estar faltos de materia prima, sino sobrecargados y bombardeados de información, a veces irrelevante, a veces simplemente falsa y que además tendemos a dar por válida cuando se ajusta a nuestros criterios y falsa si los contradice.

Esto es algo que me preocupa, por que yo, que siempre he dudado hasta de mis dudas, observo que últimamente estoy tomando una cierta deriva al juicio y el exceso de seguridad, que siempre me han recordado el fariseísmo que tanto rechazo. Aprovecho el inciso para recomendaros seguir a Crístina L. Tárrida en Twitter, que de esto sabe mucho más que yo.

Todo esto nos puedellevar lleva a considerar la difusión de conocimiento cómo una mera cadena de producción en la que lo importante no es el contenido, sino el volumen y frecuencia de publicación, y no es que esto sea malo en si mismo, pero si es importante que el trabajo del conocimiento aporte valor, ya que de otra forma pierde su sentido.

¿Que es la Gestión del Conocimiento Personal?

Si repasamos la historia, se constata que el avance humano se ha ido acelerando a medida que la transmisión de la información se ha hecho más ágil y frecuente.

Fijémonos que, desde mi punto de vista, los hitos más relevantes de este proceso serían:

  • El paso de la tradición oral a la aparición de la escritura.
  • La aparición de las universidades y la imprenta.
  • En los últimos tiempos la difusión de los ordenadores y la aparición de la Web.

En la actualidad el volumen de información es tal que perecería lógico pensar que la capacidad para elaborar y enmarcar nuestras propias ideas a fin de transmitirlas es mucho mayor que antes.

Sin embargo, en general, nos enfrentamos a la dificultad de gestionar este gran volumen de datos, información y conocimientos.

No olvidemos que el proceso de generar contenidos e ideas aprovechables, implica la obtención de datos, su transformación en información y su conversión en contenido y de todo ello va esto de la Gestión del Conocimiento Personal (PKM).

Si nos damos cuenta vemos que, con este termino, en realidad estamos hablando de la obtención de un Producto (el conocimiento) mediante un Proceso (la gestión).

El producto: la Base de Conocimiento Personal (PKB)

La base de conocimiento personal sería toda la colección de material que hemos recogido en nuestro proceso de investigación, es decir nuestras Notas.

Estas notas, podrán estar recogidas, en fichas, pos-it, ficheros, imágenes y loque se nos pueda ocurrir, pero para constituir una Base de Conocimiento debe manener una «organización» que nos permita hacerla útil.

En este sentido debemos entender que al menos existen tres tipos de notas:

  • Referencias – Aquellas notas en que dejamos constancia dela información revisada
  • Notas de lectura – Notas en las que dejamos constancia de las ideas que nos han aportado las anteriores.
  • Notas propias – Aon las notas en las que dejamos constancia de las ideas surgidas de las anteriores.

Cómo este tema es largo y convertiría esta entrada en algo interminable osemplazo a la próxima en que hablaremos de este tema en particular.

El proceso: poner orden en nuestro PKB

El segundo aspecto involucrado en un PKM es el proceso por el cual ponemos un orden en todas estas notas para convertirlas en información útil y conocimiento.

Dado que nuestra inteligencia es la que aporta valor añadido a todos esto es capaz de establecer conexiones, que incluso a veces pueden parecer inexistentes, en función de nuestra propia experiencia, recuerdos o aprendizajes previos es fundamental que en esta organización nos alejemos de cualquier tipo de rigidez.

Esto queda muy bien definido en la estructura utilizada para las notas en el método Zettlekasten que recomiendo estudiar a fondo.

Este proceso implica unos pasos que a mi me recuerdan a los cinco paso que se utilizan en GTD®:

  • Capturar información de cualquier fuente que llame tu atención y te ayude en tus proyectos.
  • Aclarar que información es relevante para nosotros, por qué y para qué.
  • Organizar las notas en un único repositorio de búsqueda, de forma coherente, en función del paso anterior.
  • Reflexionar sobre los contenidos anteriores, revisando, actualizando, incorporando nuevas ideas y enlaces entre ellos.
  • Elaborar nuevos contenidos y conocimientos dando forma a tus ideas.

Dar forma y consistencia a nuestras notas mediante este proceso – el PKM – es esencial, y marca la diferencia para cualquier persona que se mueva en el trabajo del conocimiento, razón más que suficiente para hacer de él un pilar fundamental de nuestro quehacer diario.

PKM «hacer las cosas usando la información»

En el libro de William Jones «Keeping Found Things Found: The Study and Practice of Personal Information Management» define PIM cómo un medio para «hacer las cosas usando la información«.

Ha que aclarar que aunque el autor usa el termino PIM (Gestión de Información Personal) estamos en realidad hablando de lo mismo es decir de PKM.

Esta definición implica tres aspectos fundamentales.

  • Hace presente que la información es un medio, no un fin en si misma.
  • Como consecuencia de lo anterior previene del Síndrome de Diógenes Digital, en el que tan fácil es caer con los medios actuales que tanto venden el concepto de «mantenerse al día», algo que Richard Saul Wurman en su libro Ansiedad de información señaló, ya hace décadas, es imposible con el actual flujo masivo de información.
  • El último aspecto es que hace presente la diferencia entre conocimiento e información, al estar el primero de ellos directamente ligado a la acción cómo señalan Davenport y Prusak (1999) que definen el conocimiento cómo «una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción«.

PKM: nuestra base para el trabajo del conocimiento

Visto todo lo anterior podríamos resumir que la creación de un buen PKM debería incluir los siguientes aspectos:

  • Usar una buena aplicación de notas, a fin de capturar, organizar y encontrar la información que necesito para cumplir mis objetivos y cumplir con mis roles.
  • Organizar las notas, en un sistema confiable, de forma que se cree una buena base de conocimiento (PKB).
  • Procesar esas notas de forma sistemática para obtener conocimiento, organizando una colección de nuestras mejores ideas, nuestras lecturas, conversaciones y reflexiones.
  • A partir de ese conocimiento avanzar en nuestros proyectos obteniendo resultados, es decir, hacer las cosas.

Todo ello orientado a obtener los siguientes beneficios:

  • Favorece el aprendizaje permanente y la creación de contenido, aumentando la cantidad y calidad del trabajo creativo.
  • Tener acceso a la información de la forma necesaria en cada momento para completar nuestras tareas.

Todo esto, que es un trabajo continuo, es lo que normalmente definimos como trabajo del conocimiento.

Analizar nuestro PKM

El PKM se enfrenta a una gran dificultad, al no haberse aún producido el cambio de paradigma en el trabajo, y es que lo habitual en el mundo del trabajo, sea a nivel personal u organizacional, es que este se entiende como una tarea que interfiere con el trabajo «real», lo sé por experiencia.

Aún así, ya que es nuestra responsabilidad, es necesario que, cada uno, nos planteemos cómo está nuestro PKM, ya que cómo funcione marcará la diferencia entre ser trabajador que aún no ha asumido su papel en el trabajo del conocimiento y por tanto no dispone de una visión global de su saber y compromisos al tener un PKB escasa y débil, lo que hará difícil, desorganizado y poco efectivo su día a día, – vamos, yo mismo -.

Algunos síntomas claros para detectar esta situación:

  • Información almacenada en la memoria, y por tanto sujeta a los errores de esta.
  • Notas escritas en cualquier parte, desorganizadas, o enterradas en carpetas y archivos olvidados.
  • Un ordenador con cientos o miles de documentos creados con diferentes aplicaciones, iloca lizables y en formatos incompatibles.

En resumen: su PKB existe, pero desorganizada, frágil, y esencialmente inútil.

Todo lo contrario ocurre con un trabajador del conocimiento consciente de su realidad y que por tanto considera la Gestión del Conocimiento Personal cómo algo central en su vida que debe cuidar y alimentar de manera regular.

En resumen:

La Gestión del Conocimiento Personal (PKM) y el mantenimiento de nuestra Base de Conocimiento Personal (PKB) no es un lujo para nuestra lista de «algún día, tal vez» sino un área de responsabilidad que debemos atender, con los objetivos y proyectos que sean necesarios.

Seguiremos con una entrada para analizar la PKB, los problemas y alternativas a que nos enfrentaremos para organizarla y algunos aspectos prácticos en los que estoy trabajando al respecto.

Buen verano.

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